PREFAŢĂ

Zona aplicaţie Execuţie bugetară oferă un management complet al documentelor execuţiei bugetare, al prognozării şi gestiunii bugetelor şi o integrare eficientă a rapoartelor trimestriale obligatorii cerute de legislaţia actuală pentru instituţiile publice. Conceput pe baza nucleului din Management financiar, Execuţia bugetară completează funcţionalităţile existente integrând cu succes fluxul documentelor execuţiei bugetare. Structura logică a addon-ului respectă standardele de proiectare Navision furnizând interfeţe utilizator facile.

PARAMETRIZAREA EXECUŢIEI BUGETARE

Macheta de parametrizare a execuţiei bugetare

Modul în care se exploatează zona aplicaţie Execuţie Buetară depinde de valorile parametrilor setate prin intermediul machetei „Parametrizarea execuţie bugetare”. Pentru a deschide macheta de parametrizare se face clic pe Execuţie Bugetară, Parametrizare, Parametrizare execuţie bugetară.

Tabul General

Câmpul „Dimens. Clasif. Econ.” conţine denumirea dimensiunii folosită pentru clasificaţia economică. Butonul de asistare din partea dreaptă a câmpului vă afişează macheta cu toate dimensiunile definite în sistem dintre care puteţi opta pentru una dintre ele ce va fi folosită pentru stocarea valorilor definite pentru capitolele şi subcapitolele clasificaţiei economice. Valorile acestei dimensiuni se vor afişa în machetele documentelor pentru câmpul clasificaţiei economice.

„Dimens. Clasif.func.” are aceiaşi utilitate ca şi câmpul definit anterior cu precizarea că setează dimensiunea pentru clasificaţia funcţională. Aceste două parametrizări stabilesc dimensiunile care vor fi obligatorii de completat în fiecare din documentele execuţie bugetare. Exploatarea acestei zone program nu este posibilă fară setarea în prealabil a acestor două dimensiuni.

Partea dreaptă a tabului general conţine un set de parametrii cu valori conturi contabile folosite pentru setarea conturilor din afara bilanţului utilizate la generarea automată sau în rapoarte. Cei patru parametrii, „Cont buget aprobat”, „Cont angajament bugetar”, „Cont angajament legal”, „Cont credite deschise”, Cont credite repartizate”, „Cont deschidere credite bugetare”, „Nr. Cont Investitii” conţin conturile specifice din afara bilanţului specificate în legislaţia actuală spre a fi folosite la propunerea, angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuieelilor, precum şi la gestiunea deschiderilor şi repartizarea creditelor pentru subunităţile subordonate ordonatorului de credite principal. Setarea acestor conturi se face în faza de implementare şi nu se modifică decât în momentul în care legislaţia în domeniu precizează acest lucru.

„Nr. extern obligatoriu” dacă este bifat, nu permite înregistrarea a nici unui document din execuţia bugetară fără completarea fără completarea câmpului „Nr. extern”. Se utilizează în condiţiile în care există un registru extern, separat pentru aceste documente. Dacă acest câmp nu este bifat, programul nu va verifica completarea câmpului „Nr. extern”.

„Validare fonduri disponibile” forţează validarea fondurilor disponibile pentru documentul de propunere angajare cheltuială şi ordonanţare la plată. Dacă pentru clasificaţia funcţională şi economică ataşate unui anumit document nu se înregistrează pe contul 8060 un buget aprobat mai mare decât suma propusă pentru a fi cheltuită, programul nu permite înregistrarea documentului de propunere. De asemenea se verifică ca suma din documentul de angajare este mai mică sau egală cu suma din propunere. Pentru angajamentul legal se verifică ca suma să fie mai mică decât suma angajată de pe angajamentul bugetar. Pentru ordonaţarea de plată se verifică ca suma totală a ordonaţărilor la plată să asociate cu angajamentul legal să fie mai mică decât suma totală a angajamentului legal pe clasificaţia economică şi funcţională asociată. Dacă câmpul „Validare fonduri disponibile” nu este bifat, programul permite înregistrarea orcăror sume în documentele execuţiei bugetare.

„Include dată validare” dacă este bifat va implica luarea în calcul pentru validarea sumelor din documentele execuţiei bugetare şi a documentelor sau notelor contabile înregistrate într-un interval de timp care include şi data limită a intervalului. Dacă nu este bifată această opţiune se vor verifica doar documnetele dintr-un anumit interval de timp care nu include data limită.

Nume şablon jurnal – este un câmp care trebuie setat pentru a parametriza generarea notelor contabile folosind un anumit şablon. De obicei se defineşte un şablon distinct, denumit generic EXECUŢIE, de tip general, având setat contul corespondent pe N/A, ca în figura următoare:

Nume lot jurnal – Dacă în anumite situaţii se doreşte gruparea intrărilor jurnal generate înt-un lot, în acest câmp se va specifica codul lotului respectiv. Atenţie lotul trebuie să aparţină şablonului selectat anterior.

Tabul numerotare

Permite setarea seriilor numerice implicite utilizate la numerotarea documentelor execuţiei bugetare.

Pentru a vizualiza seriile numerice care pot fi asignate intraţi în câmpul dorit şi apăsaţi pe butonul de asistare. Se va afişa macheta cu seriile numerice de unde puteşi vizualiza, modifica sau selecta seria numerică care va fi utilizată la numerotarea documentelor din tipul respectiv.

Se recomandă utilizarea unor seri distincte pentru fiecare tip de document din execuţia bugetară.

Dacă doriţi să introduceţi şi alte numere decât cele generate din seria numerică aleasă, se bifează câmpul Numere manuale pentru seria selectată. Dacă seria selectată nu are setat câmpul Numere implicite, programul nu v-a completa automat numărul documentului, iar în momentul părărsirii câmpului No. se va genera o eroare.

Tabul valori implicite

Anumite câmpuri din documentele execuţiei bugetare au valori constante pentru o companie pe o anumită perioadă. Pentru uşurarea operaţiunii de introducere a documentelor tabul valori implicite oferă posibilitatea de a seta valorile pentru anumite câmpuri din document.

Versiunea curentă oferă suport pentru compartimentul implicit şi pentru ordonatorul de credite şi responsabilul de viză implicit.

Tabul Ordonanţare la plată

Setările acestui tab se adresează la modul de generare al înregistrărilor contabile la înregistrare ordonanţării de plată.

Tip cont – în acest câmp se alege tipul de cont bancă sau contabil pe care se va genera nota contabilă la înregistrarea documentului de plată.

Cont finanţare OLP – dacă în câmpul Tip cont a fost selectată opţiunea Cont Bancar, în câmpul Cont finanţare OLP se va selecta un cont bancar dintre cele curent definite. Dacă în câmpul Tip cont s-a selectat opţiunea Cont Contabil, atunci în acest câmp se va introduce un cont existent în planul de conturi de tip Înregistrare.

Nume lot jurnal plăţi – conţine codul unui lot definit în jurnalul de plăţi pe care se va genera înregistrarea în contabilitate. Se pot selecta doar loturile definite în şablonul Nume şablon jurnal plăţi.

Nume şablon jurnal plăţi – se setează cu numele unui şablon de tip plată care se va folosi la generarea înregistrărilor în contabilitate la înregistrarea ordonanţării de plată.

In figura următoare caâpurile din tabul Ordonanţare la plată este setat cu valorile recomandate

Cale OPFV – se setează cucalea către fişierul cu documente de plată furnizat de ministerul de Finanţe. În acest fişier se vor genera ordinele de plată din ordonanţare la plată, de unde vor putea fi listate.

Parametrizarea detalierii cheltuielilor

Se utilizează pentru iniţializarea raportului “Detalierea cheltuielilor”. Macheta permite selectarea unei anumite clasificaţii funcţionale şi apoi iniţializarea tabelei pentru clasificaţiile economice existente. Raportele de detalierea cheltuielilor preiau informaţiile din această tabelă.

Structural, tabela de parametrizare a detalierii cheltuielilor se compune din câteva câmpuri preluate din valorile dimensiunilor şi un set de flowfield-uri care colectează infomaţiile din contabilitate. Câmpurile Cod, Nume, Tip valoare şi Totalizare sunt completate automat cu informaţii din tabela valori dimensiuni. Semnificaţia acestor câmpuri este identică cu cea a câmpurilor sursă din care se culege informaţia.

Pentru generarea Anexei 6 din pachetul de raportare trimestrială, se fultrază doar poziţiile care conţin în denumire particula „Titlu” şi se bifează câmpul Centralizat pentru aceste poziţii. Pozitiile bifate apar în raportul anexei 6.

Conturile de trezorerie

Macheta fişei contului de trezorerie este utilizată pentru definirea conturilor de trezorerie care se vor folosii în dispoziţiile bugetare. Toate informaţiile necesare în dispoziţia bugetară sunt definite în această fişă şi sunt preluate automat prin selectarea numelui contului de trezoreie.

Câmpul Clasificare funcţională trebuie completat obligatoriu cu numele clasificaţiei funcţionale asociat subunităţii pentru care se vor opera dispoziţiile bugetare.

Lista parametrizare CFP

Macheta de mai jos permite setarea dreptului de a pune viza de control CFP pe diverse documente.

În coloana Nr. Angajat, se introduce nr. Angajatului din Salarizare care va putea viza documentele. Automat programul completează Numele Angajatului. În coloana Viza CFP se pune bifă dacă se permite angajatului să beneficieze de acest drept. În coloana Serie Numerică se selectează din setul seriilor existente seria numerică din care se vor genera numerele atribuite cu viza CFP.

Design Anexa 14b

Conţinutul Anexei 14b din raportarea trimestrială poate fi customizată din această machetă Gestionarea ei este specificată în secţiunea Design Rapoarte.

Design Fluxuri trezoreie

Conţinutul machetei Fluxuri Trezorerie Linii poate customiza aspectul şi conţinutul listei fluxurilor de trezoreie şi a fondurilor externe nerambursabile Gestionarea ei este specificată în secţiunea Design Rapoarte.

Parametrizarea rapoartelor de bilanţ şi a contului de rezultat patrimonial

Anumite rapoarte se generează pe baza informaţiilor înregistrate în contabilitate şi pe baza unei tabele care conţine o descriere a modului de procesare a acestor informaţii. Gestionarea descrierii modului de procesare al datelor pentru aceste rapoarte se face din Meniul Execuţie Bugetară, Parametrizare, Design Rapoarte. Macheta de design rapoarte este afişată în figura următoare:

În partea superioară a raportului se găseşte o listă de selecţie din care se poate selecta tipul de raport care urmează să fie modificat. Opţiunile disponibile cu versiunea curentă sunt Bilanţ şi Contul de rezultat patrimonial.

Macheta conţine următoarele coloane cu semnificaţia:

§ ID rând – informaţia care identifică în mod unic rândul din descriere;

§ NR. CRT. Numărul curent din raport;

§ DENUMIREA INDICATORILOR – denumirea indicatorilor din raport;

§ Conturi totalizatoare – porţiunea din denumirea indicatorilor care reprezintă conturile care vor fi totalizate

§ Cod rând – codul rândului din raport;

§ Totalizare – conturile din planul de conturi care participă la compunerea părţi pozitive din indicatorul descris pe rândul curent.

§ Totalizare negativă – conturile din planul de conturi care participă la compunerea părţii negative din indicatorul descris pe rândul respectiv.

Formulele introduse în conturile de totalizare respectă regulile Navision pentru formatul filtrelor.

DOCUMENTE

Execuţia Bugetară introduce patru noi tipuri de documente corespunzătoare documentelor reale specificate de legislaţia curentă. Modalitate de gestiune a documentelor va fi descrisă în secţiunile următoare. Operaţiunile care pot fi aplicate documentelor sunt crearea, modificarea, ştergerea, postarea, reversarea şi generarea documentului succesiv din fluxul documentelor.

Fluxul documentelor se defineşte ca ordinea specificată de legislaţia curentă corespunzătoare etapelor execuţiei bugetare. Aceasta este: propunerea de angajare a unei cheltuieli, angajamentul bugetar, angajamentul legal şi ordonanţarea la plată.

În machetele de introducere documente se observă că anumite câmpuri au în partea din dreapta un buton cu o săgeată verticală îndreptată în sus. Pentru aceste câmpuri, este disponibilă o listă de selecţie care poate fi vizualizată prin apăsarea butonului de asistare.

De exemplu pentru Clasificaţia economică prin apăsarea butonului de asistare, se afişează macheta cu valorile selectabile ca în figura următoare:

Se observă că lista conţine doar valorile standard ale dimensiunii clasificaţie economice. Sa utilizat această filtrare pentru a evita selectarea de către utilizator a valorilor de totalizare.

Propunerea de angajare a unei cheltuieli

Macheta pentru introducerea propunerilor de angajare se lansează din Meniul Execuţie Bugetară, Documente, Fişă propunere angajare cheltuială. Macheta conţine două taburi conform figurii următoare:

Tabul General

Tabul General conţine informaţiile principale incluse de propunerea de angajare. Semnificaţia şi modul de utilizare este descrisă în continuare:

§ Nr. – conţine numărul intern unic care identifică propunerea de angajare. Numărul este generat automat din seria numerică asociată la parametrizarea execuţiei bugetare.

§ Nr.extern – se completează cu numărul documentului din registrul instituţiei. Este un câmp obligatoriu.

§ Dată document – este data documentului din registrul intern al instituţiei. Este un câmp obligatoriu.

§ Compartimentul de specialitate – se completează cu denumirea compartimentului de specialitate care avansează propunerea de cheltuială. Are valoare implicită denumirea definită în parametrizarea modului.

§ Scopul – conţine descrierea textuală a scopului propunerii de angajare. Nu este un câmp obligatoriu deci poate să rămână necompletat.

§ Beneficiarul – conţine beneficiarul sumei propusă spre a fi cheltuită. Pentru acest tip de document nu este o informaţie obligatorie.

§ Clasificare economică şi funcţională – clasifică propunerea din punct de vedere economic şi funcţional conform clasificărilor legale curente. Completarea acestor câmpuri este obligatorie.

§ Dată înregistrare – conţine data la care este înregistrat documentul. Poate să fie diferită de data documentului. Data înregistrării este un câmp obligatoriu.

§ Cod valută – conţine codul valutei propusă spre a fi cheltuită. Dacă nu se completează acest câmp se consideră că valoarea din câmpul Sumă reprezită o valoare în moneda naţională.

§ Sumă – reprezintă suma în valuta din câmpul Cod valută sau în moneda naţională dacă nu este completat câmpul valută.

§ Sumă (MN) – reprezintă echivalentul în monedă naţională a sumei din Sumă. Deoarece angajamentul bugetar se face doar cu sume în moneda naţională, suma din angajamentul bugetar generat pe baza propunerii este preluată din acest câmp.

Tabul Control financiar preventiv

Conţine informaţiile gestionate de compartimentul de control preventiv. În funcţie de aprobarea sau respingerea propunerii se pot introduce informaţii în anumite câmpuri de pe tabul de control financiar preventiv.

§ Viză CFP – dacă este bifat semnifică acordarea vizei CFP pentru documentul curent. Se vor completa câmpul cu responsabilul de viza CFP şi data la care s-a acordat viza CFP.

§ Motiv refuz viză CFP – dacă nu este acordată viza se va completa cu motivul respingerii acesteia. Câmpul nu este activ dacă documentul a primit viza CFFP.

§ Responsabil viză CFP – conţine numele persoanei care a vizat documentul şi a aprobat propunerea de cheltuială. Selecţia persoanei se face dintre persoanele introduse în AddOn-ul de salarizare.

§ Dată viză CFP – conţine data la care s-a acordat viza CFP.

§ Nr. Reg. CFP - Este un câmp care poate fi doar citit şi care se îniţializează automat cu numărul următor din seria numerică atribuită persoanei responsabil Viză CFP. Atribuirea se face în momentul ăn care se înregistrează documentul.

Angajamentul bugetar

Macheta pentru introducerea angajamentelor bugetare se lansează din Meniul Execuţie Bugetară, Documente, Fişă angajament bugetar. Macheta conţine două taburi conform figurii următoare:

Tabul General

Tabul General conţine informaţiile principale incluse de angajamentul bugetar. Semnificaţia şi modul de utilizare este descrisă în continuare:

§ Nr. – conţine numărul intern unic care identifică angajamentul bugetar. Numărul este generat automat din seria numerică asociată la parametrizarea execuţiei bugetare.

§ Nr.extern – se completează cu numărul documentului din registrul instituţiei. Este un câmp obligatoriu.

§ Dată document – este data documentului din registrul intern al instituţiei. Este un câmp obligatoriu.

§ Beneficiarul – conţine beneficiarul sumei propusă spre a fi cheltuită. Pentru acest tip de document nu este o informaţie obligatorie.

§ Ordonatorul de credite – se completează cu numele persoanei care are rolul de ordonator de credite în instituţie. Este un câmp obligatoriu.

§ Tip angajament – poate avea doar două valori în funcţie de tipul angajamentului, individual sau global. Implicit are valoarea individual.

§ Dată înregistrare – conţine data la care este înregistrat documentul. Poate să fie diferită de data documentului. Data înregistrării este un câmp obligatoriu.

§ Sumă – reprezintă suma angajată în moneda naţională

§ Nr. PAC – reprezintă numărul propunerii de angajare a cheltuielii aprobate şi înregistrate care stă la baza angajamentului bugetar.

Tabul Control financiar preventiv

§ Viză CFP – dacă este bifat semnifică acordarea vizei CFP pentru documentul curent. Se vor completa câmpul cu responsabilul de viza CFP şi data la care s-a acordat viza CFP.

§ Motiv refuz viză CFP – dacă nu este acordată viza se va completa cu motivul respingerii acesteia. Câmpul nu este activ dacă documentul a primit viza CFFP.

§ Responsabil viză CFP – conţine numele persoanei care a vizat documentul şi a aprobat propunerea de cheltuială.

§ Dată viză CFP – conţine data la care s-a acordat viza CFP.

Angajamentul legal

Macheta pentru introducerea angajamentelor legale se lansează din Meniul Execuţie Bugetară, Documente, Fişă angajament legal. Macheta conţine două taburi conform figurii următoare:

Tabul General

Tabul General conţine informaţiile de identificare ale angajamentului legal. Semnificaţia şi modul de utilizare este descrisă în continuare:

§ Nr. – conţine numărul intern unic care identifică propunerea de angajare. Numărul este generat automat din seria numerică asociată la parametrizarea execuţiei bugetare.

§ Nr.extern – se completează cu numărul documentului din registrul instituţiei. Este un câmp obligatoriu.

§ Dată document – este data documentului din registrul intern al instituţiei. Este un câmp obligatoriu.

§ Dată înregistrare – conţine data la care este înregistrat documentul. Poate să fie diferită de data documentului. Data înregistrării este un câmp obligatoriu.

§ Sumă – reprezintă suma în monedă naţională care a fost contractată de instituţia bugetară.

§ Nr. AB – Păstrează numărul angajamentului bugetar din care s-a generat angajamentul legal

Tabul Obiectiv

Tabul Obiectiv conţine informaţii despre angajamentul legal multianual. Semnificaţia şi modul de utilizare este descrisă în continuare:

§ Suma totală. – conţine valoarea totală a angajamentului multianual.

§ Suma ex. Fin. curent – se completează cu valoarea corespunzătoare exerciţiului financiar curent.

§ Dată finalizare – este data la care se preconizează a se finaliza obiectivul.

§ Sumă rectificare 1,2,3,4 – Suma cu care va fi rectificată valoarea corespunzătoare exerciţiului financiar curent.

§ Dată rectificare 1,2,3,4 – conţine data rectificată de finalizare a obiectivului.

Aceste câmpuri sunt doar cu scop informativ.

Ordonanţarea de plată

Macheta pentru introducerea ordonanţărilor de plată se lansează din Meniul Execuţie Bugetară, Documente, Fişă ordonanţare de plată. Macheta conţine două taburi conform figurii următoare

Tabul General

Tabul General conţine informaţiile principale incluse de ordonanţarea de plată. Semnificaţia şi modul de utilizare este descrisă în continuare:

§ Nr. – conţine numărul intern unic care identifică ordonanţarea. Numărul este generat automat din seria numerică asociată la parametrizarea execuţiei bugetare.

§ Nr.extern – se completează cu numărul documentului din registrul instituţiei. Este un câmp obligatoriu.

§ Dată document – este data documentului din registrul intern al instituţiei. Este un câmp obligatoriu.

§ Ordonatorul de credite – se completează cu numele persoanei care are rolul de ordonator de credite în instituţie. Este un câmp obligatoriu.

§ Beneficiarul – conţine beneficiarul sumei propusă spre a fi achitată. În acest câmp se selectează un furnizor din nomenclatorul partenerilor introdus în aplicaţie

§ Descriere – câmpul se completează cu descrierea ordonanţării la plată. Nu este obligatoriu să fie completat pentru ca documentul să poată fi înregistrat.

§ Documente justificative – conţine lista documentelor justificative pe baza cărora se face ordonanţarea la plată.

§ Metoda de plată – listă de opţiuni fixe pentru identificarea modalităţii de plată pentru ordonanţare. Se poate opta între Numerar, CEC şi Ordin de plată. Implicit este selectată opţiuniea Ordin de plată.

§ Nr.şi data AL – este un câmp care nu poate fi modificat şi care se completează automat în momentul selecţiei cu numărul şi data angajamentului legal selectat pe baza căruia se emit ordonanţările la plată.

§ Suma datorată – este suma totală din angajamentul legal selectat pentru emiterea ordonanţării la plată.

§ Avansuri acordate- reprezintă suma în moneda naţională ce reprezintă valoarea totală a avansurilor acordate până în momentul ordonanţării de plată curente.

§ Dată înregistrare – conţine data la care este înregistrat documentul. Poate să fie diferită de data documentului. Data înregistrării este un câmp obligatoriu.

§ Sumă – reprezintă suma în valuta din câmpul Cod valută sau în moneda naţională dacă nu este completat câmpul valută.

§ Nr. şi Data Ang. Legal – se completează în cazul în care se foloseşte funcţia de înregistrare Totală şi transferă înformaţiile din aceste câmpuri în Angajamentul Legal generat. Acest câmp nu se completează în cazul în care se foloseşte înregistrarea simplă.

Tabul Control financiar preventiv

§ Viză CFP – dacă este bifat semnifică acordarea vizei CFP pentru documentul curent. Se vor completa câmpul cu responsabilul de viza CFP şi data la care s-a acordat viza CFP.

§ Motiv refuz viză CFP – dacă nu este acordată viza se va completa cu motivul respingerii acesteia. Câmpul nu este activ dacă documentul a primit viza CFFP.

§ Responsabil viză CFP – conţine numele persoanei care a vizat documentul şi a aprobat propunerea de cheltuială.

§ Dată viză CFP – conţine data la care s-a acordat viza CFP.

Lista registru CFP

Macheta se foloseşte pentru introducerea documentelor care se supun regimului CFP. Macheta din figura următoare se completează cu următoarele informaţii:

§ Nr.Angajat – se completează cu codul angajatului care a vizat documentul.

§ Nr.Reg.CFP – conţine numărul din registrul CFP din seria numerică asociată angajatului selectat în prima coloană.

§ Data vizei – se completează cu data la care s-a vizat documentul.

§ Tip Document – conţine tipul documentului ce urmează a i se aplica viza. Se poate selecta una din următoarele valori: Dispoziţie bugetară, Factură Vânzare, Factură cumpărare, Propunere de angajare, Angajament Bugetar, Contract, Comandă, Ordonanţare la plată, Altele, Dispoziţie de încasare/Plată.

§ Explicaţie – se completează cu explicaţia acordării sau refuzului vizei CFP, sau cu un text opţional.

§ Anulat – conţine o bifă dacă documentul a fost anulat.

§ ID Utilizator – conţine ID-ul utilizatorului care a introdus acest document. Câmpul se completează de către aplicaţie.

MANAGEMENT BUGETE

Bugete

Bugetele se introduc prin macheta standard de bugete descrisă în documentaţia Navision.

Investiţii

Macheta pentru introducerea investiţiilor de plată se lansează din Meniul Execuţie Bugetară, Management Bugete, Investiţii. Macheta conţine următoarele câmpuri conform figurii următoare

Prin butonu Distribuţie pe bugete se poate distribuii suma pe bugetele anilor următori. Prin butonul Generare intrări buget se face completarea automată a intrărilor bugetate pentru clasificaţia economică şi funcţională pe care a fost definit mijlocul fix şi bugetele pe care a fost distribuită valoare investiţiei.

GESTIUNE CREDITE

Dispoziţii Bugetare

Macheta pentru introducerea dispoziţiilor bugetare este afişată în figura următoare:

Se completează Numărul şi data dispoziţiei şi apoi se selectează numărul de cont sursă adică cel al plătitorului şi număruul de cont destinaţie adică cel al beneficiarului. Înregistrarea se face prin apăsarea butonului înregistrare după completarea elementelor referitoare la CFP.

Document Creditare

Macheta de introducere a documentelor de creditare este prezentată în figura următoare:

Se completează numărul şi data documentului pentru deschiderea de credite, luna şi anul pentru care se operează deschiderea şi tipul operaţiunii : deschidere sau retragere. În partea de detaliu se ăntroduce pentru fiecare subunitate clasificaţia funcţională şi economică şi suma pentru creditul care va fi deschis

Import subunităţi

Preluarea balanţelor pentru centralizarea subunităţilor se face folosind macheta următoare:

Se specifică luna şi anul pentrucare se va face preluarea şi apoi se selectează fişierul txt din care se vor prelua notele contabile. Dacă fişierul conţine solduri iniţiale notele se vor importa ca note contabile pentru anul următor. Prin apăsarea butonului OK notele contabile se vor importa în tabela temporară din care ulterior se vor prelua în jurnale.

Listă erori preluare

Macheta permite vizualizarea erorilor rezultate în urma preluării datelor de la o anumită subunitate. Macheta este prezentată în figura următoare:

Şi prezintă în formă de listă informaţiile referitoare la nota contabilă care nu a putut fi preluată şi explicaţii referitoare la eroarea apărută în coloana Eroare. Această listă se foloseşte doar pentru consultare, erorile trebuind a fi corectate în fişierele sursă.

Lista translatări conturi

Macheta de translatarea a conturilor este utilizată pentru maparea în timpul operaţiei de import a datelor de la o anumită subunitate, a unui anumit cont de pe o anumită clasificaţie funcşională pe un anumit cont destinaşie pentru aceiaşi clasificaţie funcşională pe o anumită lună sau un anumit an. Dacă nu se completează coloana an, translatarea se aplică pe întraga perioadă.

Macheta se editează la nivel de linie, folosint tastele standard din meniu. Atenţie conturile întroduse în machetă trebuie să fie conturi valide!

Inregistrare preluare subunităţi

Macheta pentru înregistrarea datelor preluate de la subunităţi transformă informaţiile preluate în tabelele temporare, validate în note contabile în jurnale. Macheta de filtrare din imaginea următoare permite filtrarea unui anumit set din aceste înregistrări.

Pe tabul de Optiuni se poate introduce numărul documentului care va fi generat în jurnalul general. Înregistarea automată dacă este bifată permite postarea automată a înregistrărilor inserate în jurnal. Dacă acest câmp nu este bifat înregistrarile vor fi înserate în jurnal fără a fi postate.

Înregistrarea documentelor

Pentru toate tipurile de documente, după faza de introducere şi verificare se trece la etapa de înregistrare. Înregistrare transferă documentele în zona documentelor înregistrate unde nu este posibilă modificarea lor. Există totuşi eperaţiunea de reversare care nu elimină documentul în sine, ci doar crează un alt document cu valori negative care anulează efectul în contabilitate şi în execuţia bugetară a documentului principal.

Pe machetele celor patru tipuri de documente există un buton meniu care conţine opţiunea înregistrare. Tasta care apelează direct înregistrarea este F11. Activarea acestei taste duce la lansarea procesului de înregistrare. Figura următoare prezintă amplasarea butonului pentru macheta de angajare cheltuielă:

Procesele de înregistrare a documentelor execuţie bugetare sunt de două tipuri: procese de înregistrare care generează efecte în contabilitate şi procese fără efecte în contabilitate.

Procesele care nu au efecte în contabilitate transferă documentele şi dimensiunile asociate în zona documentelor înregistrate după ce în prealabil au fost executate validările specifice fiecărui tip de document.

Procesele de înregistrare care au efecte în contabiliitate sunt cele de înregistrare a angajamentului bugetar şi a angajamentului legal. După etapa de validare a informaţiilor din document se trece la generare notei contabile în Jurnalul General Contabil şi înregistrarea lui automată. Pentru fiecare document de tip angajament bugetar se generează o notă contabilă pe contul stabilit la parametrizarea execuţiei bugetare ca fiind contul angajamentelor bugetare. Contul corespondent este contul N/A folosit exclusiv pentru genererea sau introducerea notelor contabile monopartidă. Pentru angajamentul legal la nota contabilă se foloseşte contul angajamentelor legale configurat la parametrizarea execuţiei bugetare.

La documentul Ordonanţare la plată există sulimentar opţiunea de înregistrare totală care pe baza informaţiilor introduse în macheta documentului generează automat, propunerea de angajare, angajamentul bugetar şi angajamentul legal.

Reversarea documentelor

Operaţiunea de reversare sau stornare generează un document nou cu valori negative care anulează efectul documentului pe baza căruia a fost generată. Numărul documentului de reversare este acelaşi cu numărul documentului pe care îl reversează la care este adăugat caracterul ‘S’.

Pentru documentele care generează intrări în contabilitate în momentul reversării, se afişează macheta de stornere a documentelor din contabilitate.

În această machetă utilizatorul poate opta pentru stornarea înregistrărilor generate în contabilitate de către documentul angajamentului bugetar. Prin selectarea opţiuni Stornare, se generează şi se înregistrează notele contabile de stornare.

Pe machelte documentelor înregistrate pe tabul General există un grup de câmpuri care reflectă starea curentă a documentului.

În figura următoare este prezentat un document de tip angajament bugetar reversat.

Se observă în partea dreapta jos bifa din dreptul câmpului Stornat. Documentul de stornare este prezentat în figura următoare:

De remarcat numărul documentului de stornare este subfixat cu particula „S”. Câmpul „Nr. AB stornat” conţine numărul documentului stornat. Acest câmp este completat doar pentru documentele de stornare.

Generearea documentului succesiv din fluxul documentelor

Din documentele înregistrate există posibilitatea de a genera următorul document din fluxul documentelor excuţiei bugetare. Asfel, din propunerea de angajare înregistrată se poate genera angajamentul bugetar. Acesta nu se generează ca şi document înregistrat ci ca şi document în lucru şi nu poate fi înregistrat direct, deoarece nu conţine toate informaţiile necesare pentru a fi înregistrat. Înregistrarea lui se poate face numai după completare informaţiile obligatorii.

Din machetele documentelor postate, accesul la funcţia de generare a documentelor se face prin accesarea meniului buton Funcţii, Generarea.......

Dacă în procesul de generare al documentului nu apar erori, după finalizarea procesului pe ecran este afişat un mesaj care semnalizează încheierea cu succes a procesului de generare.

De exemplu, să presupunem că avem înregistrat o propunere de angajare a unei cheltuieli. În macheta documentelor PAC înregistrate, prin utilizarea butoanelor de navigare din toolbar ne poziţionăm pe propunerea de angajare dorită.

Selectăm butonul „Funcţii” şi selectăm opţiunea „Generare angajament bugetar”. Dacă nu au apărut erori pe ecran este afişat mesajul din figura următoare: Se apasă butonul OK.

Închidem macheta „Fişa PAC înregistrare” şi se deschide macheta „Fişă angajament bugetar”. Se navighează până la ultima înregistrare, sau se deschide rezumatul „Lista angajamentelor bugetare” şi se selectează anagajmentul bugetar generat.

Se completează infformaţiile care lipsesc şiapoi se înregistrează documentul.

De remarcat că angajamentul bugetar generat are completate anumite informaţii din proopunerea de angajare pe baza căruia a fost generat. Astfel se completează obligatoriu Clasificaţia funcţională şi economică, suma totală care a fost popusă spre a fi cheltuită şi numărul propunerii de angajare care justifică angajarea bugetului.

ANALIZĂ ŞI RAPOARTARE

Zona de rapoarte conţine pe lângă un set de rapoarte specifice execuţiei bugetare şi câteva rapoarte din pachetul de rapoarte standard care sunt depuse trimestrial de instituţiile publice la unităţile la care sunt subordonate.

Rapoartele se generează numai pe baza documentelor înregistrate. Documentele aflate în lucru nu apar în nici unul din rapoarte. De asemnea nici documentele reversate nu apar în rpoarte. Pentru a verifica documentele care au fost reversate

Propunerea de angajare a unei cheltuieli

Raportul generează lista propunerilor de angajare înregistrate. Se lansează din meniul Execuţie Bugetară, Rapoarte, Propunere de angajare a cheltuielilor. După lansare se afişează macheta în care puteţi opta pentru un anumit document identificat de numărul intern, sau pentru un set de fişe de propuneri pentru o anumită clasificaţie funcţională sau economică.

Raportul conţine în funcţie de selecţia introdusă anterior una sau mai multe propuneri în formatul următor:

Raportul poate fi tipărit prin apăsarea butonului imprimare sau vizualizat pe ecran prin apăsarea butonului examinare.

Angajamente bugetare

Raportul generează lista angajamentelor bugetare înregistrate. Se lansează din meniul Execuţie Bugetară, Rapoarte, Angajamente bugetare. După lansare se afişează macheta în care puteţi opta pentru un anumit document identificat de numărul intern, sau pentru un set de fişe de angajamente pentru o anumită clasificaţie funcţională sau economică.

Raportul conţine în funcţie de selecţia introdusă anterior una sau mai multe propuneri în formatul următor:

Raportul poate fi tipărit prin apăsarea butonului imprimare sau vizualizat pe ecran prin apăsarea butonului examinare.

Ordonanţări de plată

Raportul generează lista ordonanţărilor de plată înregistrate. Se lansează din meniul Execuţie Bugetară, Rapoarte, Ordonanţări de plată. După lansare se afişează macheta în care puteţi opta pentru un anumit document identificat de numărul intern, sau pentru un set de fişe de ordonanţări pentru o anumită clasificaţie funcţională sau economică.

Raportul conţine în funcţie de selecţia introdusă anterior una sau mai multe propuneri în formatul următor:

Raportul poate fi tipărit prin apăsarea butonului imprimare sau vizualizat pe ecran prin apăsarea butonului examinare.

Detalierea cheltuielilor (Anexa 7)

Detalierea cheltuielilor este generat pe baza informaţiilor din contabilitate colectate dinamic de sistem. Raportul generează lista cu detalierea cheltuielilor pe articole şi alineate introduse ca valori ale dimensiunii clasificaţiei economice. Se lansează din meniul Execuţie Bugetară, Analiză şi raportare, Detaliere cheltuielilor (Anexa 6). După lansare se afişează macheta în care puteţi opta pentru cumularea informaţiilor contabile dintr-un anumit interval de timp pentru o anumită clasificaţie economică.

Tabul Filtrare permite introducerea unui filtru pentru selecţia înregistrărilor contabile care vor sta la baza listei generate. Tabul Opţiuni permite selectarea clasificaţie funcţionale pentru care se vor detalia cheltuielile.

Formatul raportului este conform cu normele şi legislaţia actuală ca în figura următoare:

Raportul poate fi tipărit prin apăsarea butonului imprimare sau vizualizat pe ecran prin apăsarea butonului examinare.

Detalierea cheltuielilor (Anexa 6)

Anexa 6 a detalierii cheltuielilor este o centralizare a anexei 7 pe titluri. Opţiunile sunt identice cu cele ale anexei ce va fi centralizată. Raportul este prezent în imaginea următoare:

Raportul poate fi tipărit prin apăsarea butonului imprimare sau vizualizat pe ecran prin apăsarea butonului examinare.

Registru control financiar preventiv

Registrul de control financiar creventiv este lista care conţine toate documentele execuţiei bugetare grupate pe flux. Pe o linie se găsesc grupate propunerea de angajare, angajamentul bugetar, angajamentul legal şi ordonanţarea la plată. După lansarea raportului din macheta de filtrare:

Se pot filtra documentele execuţiei bugetare care vor fi incluse în raport după clasificaţia economică şi funcţională, după data la care au fost înregistrate documentele, şi după data la care a primit documentul viza CFP. Lista din figura de mai jos cuprinde:

pe prima coloană numărul documentului supus vizei CFP, pe a doua coloană numărul extern corespondent de pe documentul real, pe a treia coloană data documentului, a patra coloană conţine „Da” dacă documentul a fot aprobat. Dacă cea de-a treia coloană conţine „Nu”, coloana a patra conţine motivul pentru care a fost respins de la viză documentul. Următoarea coloană conţine numlel responsabilului cu viza CFP care a vizat documentul, iar următoarea coloană data la care a fost vizat. Ultima coloană conţine suma de bani aprobată în document.

Registru control financiar preventiv 2

Spre deosebire de lista anterioară lista 2 conţine informaţii mai detaliate despre fiecare document supus vizei CFP şi documentele sunt grupate după persoana responsabilă de aplicarea vizei CFP. Macheta de filtrare permite afişarea unui set de înregistrări pe baza numărului registrului CFP, sau a Nr. Angajatului care a vizat documentele, după data la care au fost vizate, după numărul documentului care a fost vizat, după tipul şi valabilitatea documentului vizat.

Lista conţine date despre documentul vizat cum ar fi data, numărul, dacă a fost anulat sau nu şi suma aprobată de pe document, combinate cu data la care s-a vizat documentul, persoana care l-a vizat, iar în cazul respingerii motivul pentru care a fost respins.

Bilanţ

Bilantul este documentul contabil de sinteza prin care se prezintă elementele de active, datorii şi capitaluri proprii ale instituţiei publice la sfârşitul perioadei de raportare, precum şi în alte situaţii prevăzute de lege.

Prin diferenta dintre total active si total datorii se determina indicatorul active nete, care trebuie sa fie egal cu capitalurile proprii.(rd.40=rd.21-rd.39=rd.47)

Bilanţul se întocmeşte pe baza ultimei balanţe de verificare a conturilor sintetice, puse de acord cu balanţa conturilor analitice, încheiate după înregistrarea tuturor documentelor în care au fost consemnate operaţiunile economico-financiare aferente perioadei raportate.

Macheta de filtrare este prezentată în figura de mai jos.

Macheta are doar un singur câmp obligatoriu data la care se face bilanţul şi care se completează cu ultima zi a semestrului pe care se face bilanţul.

Formatul bilanţului este prezentat în figura anterioară.

Contul de rezultat patrimonial

Contul de rezultat patrimonial prezintă situaţia veniturilor, finanţărilor şi cheltuielilor din cursul exerciţiului curent. Veniturile şi finantarile sunt prezentate pe feluri de venituri dupa natura sau sursa lor, indiferent daca au fost încasate sau nu. Cheltuielile sunt prezentate pe feluri de cheltuieli, dupa natura sau destinatia lor,(clasificatia economica,functionala si sursa de finantare din care s-a efectuat) indiferent daca au fost platite sau nu.

Macheta de filtrare conţine un singur câmp şi anume data la care se va genera lista:

În tabul Opţiuni există posibilitatea de a include notele de închidere sau nu. Lista este prezentată în figura:

Raport investiţii

Raportul conţine anexa cu obiectivele de investiţii planificate pentru a fi executate din bugetul exerciţiului financiar curent. Macheta de filtrare permite selecţia obiectivelor de investiţie după numele bugetului sau după data de pornire a lucrărilor.

Lista este prezentată în figura de mai jos, şi cuprinde investiţiile grupate pe bugete, apoi în cadrul unui buget pe clasificaţia economică

Dispoziţie bugetară

Raportul lgenerează documentul dispoziţie bugetară în formatul precizat în lege, compus din 2 părţi, prima parte antetul, conţine antetul cu înformaţii despre sursă şi destinaţia dispoziţiei, iar cea de-a doua parte o listă cu defalcarea sumelor pe clasificaţia economică:

Macheta de filtrare perite selectarea unei anumite dispoziţii bugetare sau a unui anumit tip de dispoziţie.

Lista este afişată în figura următoare:

Raport Creditare

Raportul de creditare se utilizează pentru tipărirea documentelor de deschidere de credite pentru unităţile bugetare subordonate.

Macheta de filtrare permite tipărirea doar a unei anumite deschideri de credite sau a unui grup în funcţie de numărul extern, de data documentului sau de tipul documentului care poate fi deschidere sau retragere.

Lista este afişată în imaginea următoare:

Credite aprobate, plăţi şi cheltuieli efective

Raportul include documentele execuţiei bugetare şi notele contabile de pe conturile CV şi CC ordonate cronologic. Raportul este folosit la verificarea stării curente şi a istoricului pentru o anumită clasificaţie economică. Macheta de filtrare

Macheta de filtrare permite selecţia unei anumite clasificaţii funcţionale şi economice şi data documentului

Lista este prezentată în figura următoare:

Anexa 14b – Disponibil din mijloace cu destinaţie specială

Anexa 40 – Situaţia activelor şi datoriilor

Situaţia fluxurilor de trezorerie

Situatia Fluxurilor de trezorerie prezinta existenta si miscarile de numerar aflate în conturile de disponibilitati din trezoreria statului, banci comerciale si casieria institutiilor publice prezentate în urmatoarea structura :

Fluxuri de trezorerie din activitatea operational , prezint miscarile de numerar ( încasari si plati ) rezultate din activitatea curenta . Fluxurile de trezorerie din activitatea operational se coreleaza cu codurile din clasificatia bugetara a veniturilor si cheltuielilor,(clasificatia economica) altele decât cele mentionate pentru activitatea de investitii si activitatea de finantare.(titlul I,II,III,IV,V,VI,VII,VIII,IX)

Fluxuri de trezorerie din activitatea de investitii, prezinta miscarile de numerar ( încasari si plati ) rezultate din achizitiile ori vânzarile de active fixe.(titlul X ,XI) -Fluxurile de trezorerie din activitatea de finantare se coreleaza cu clasificatia economica.(titlul XII,XIII)

Macheta de filtrare permite selecţia unei anumite clasificaţii funcţionale si un interval de timp pentru care se generează lista.

Pe tabul Opţiuni – se alege dacă se înclud intrările de închidere sau nu:

Lista este prezentată în figura următoare:

Contul de execuţie fonduri nerambursabile

Conturile de executie bugetara prezinta toate operatiunile efectuate în exercitiul financiar curent, respectiv platile efectuate, în structura în care a fost aprobat bugetul, respectiv:

informatii privind cheltuielile: - credite bugetare initiale, credite bugetare trimestriale/ definitive - angajamente bugetare - angajamente legale - plai efectuate - angajamente legale de platit - cheltuieli efective (costuri, consumuri sau utiliz ri de resurse).

La trimestrele I-III, în conturile de executie bugetara coloanele 1 si 2 se vor completa cu:

· coloana 1-credite bugetare aprobate la finele perioadei de raportare;(ct.8060)

· coloana 2- credite bugetare trimestriale cumulate.(cont 8062)

Detalierea cheltuielilor pe clasificatia economica se realizeaza pe capitole, articole si alineate.

Macheta de parametrizare permite selectarea unui interval de timp din care se vor procesa notele contabile. Selecţia intervalului de timp este obligatorie:

La fel ca şi la celelalte liste pe tabul de opţiuni se poate alege încluderea sau excluderea notelor de închidere.

Lista este prezentată în figura următoare:

Balanţe de verificare

Balanţa de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea exactităţii înregistrărilor contabile şi controlul concordanţei dintre contabilitatea sintetică şi cea analitică, precum si principalul instrument pe baza caruia se întocmesc situaţiile financiare.

Macheta de filtrare este afişată în figura următoare: